Vi har mange valg når det kommer til verktøy som gjør kommunikasjon i jobben vår lettere. Outlook for eksempel. Den gjør jo jobben? Men, så har man SharePoint som intranett i bedriften. Og Teams til møter. Kan jeg få eposten min inn i Teams? Eller hvorfor skal jeg bruke Teams i det hele tatt når filene mine likevel ligger i SharePoint? Jeg skjønner godt at brukere blir forvirret. Jeg forsøker med dette blogginnlegget å avklare noen av bruksområdene til de ulike verktøyene.
La oss fokusere på følgende punkter:
- Epost
- Kalender
- Kontakter
- Intern kommunikasjon
- Møter
- Fillagring
- To-veis kommunikasjon
- Massekommunikasjon
- Prosjektarbeid
Listen kunne absolutt vært mye lenger, men vi må klare å begrense oss også. La oss ta disse punktene og se de opp mot verktøyene Outlook, Teams, SharePoint, og til og med Viva Engage.
Vi kan også vekte hvert punkt mot tre verdier:
- Dekker behovet
- Dekker delvis
- Dekker ikke
Alt dette har jeg laget en kort video om på YouTube i forbindelse med julekalender 2023. Anbefaler å se videoen uansett om du har lest gjennom artikkelen her eller ikke:
Outlook
Microsoft Outlook er vel det verktøyet vi er mest kjent med, og som har vært med aller lengst. Det er her de alle fleste liker å samhandle med andre, men er det like lurt? Det å sende en epost er fint det. Men med en gang man sender eller mottar en epost blir det så mye mer formelt enn om man bruker andre former for kommunikasjon som er mer chatbasert.
Offisiell kommunikasjon utad, gjerne mot kunder og leverandører skjer ofte på epost. Jeg pleier på spøk si at jeg ville aldri sagt opp jobben min på en chat eller andre lettere former for kommunikasjon, det ville vært en epost.
Også fildeling skjer for det meste fortsatt på epost. Se bare for deg kaoset med å sende filer på epost. Plutselig sitter man med flere versjoner av samme Excel-ark fordi noen har sendt den videre, noen har trykket svar og ikke svar alle. Ja, mange muligheter til rot. Heldigvis finnes det bedre verktøy til den type arbeid nå om dagen.
Teams
Microsoft Teams er så mye mer egnet til samhandling rundt filer og generell dialog. Det er en mer elegant løsning når det kommer til det å jobbe gruppevis, både med interne og eksterne.
Bare det å opprette egne områder for en gruppe mennesker der de trygt kan kommunisere det de vil er en stor fordel. Deling av dokumenter og annen info skjer på en trygg måte og man vil ha mye mer kontroll på bedriftens data.
Se for deg å være ny i et prosjekt som har vart en stund. Istedenfor å få tilsendt dokumentasjon på epost i etterkant kan du selv lese deg opp på dialog og innhold – uten å gå glipp av noe.
Microsoft Teams er selve kjernen for samhandling i din bedrift. Har du ikke utnyttet alle mulighetene som ligger der er det nå på tide.
SharePoint
Jo større organisasjonen er, jo viktigere er det med et sentralt sted for nyheter. Der kommer SharePoint til sin rett. Her kan bedriften opprette sider for intern informasjon rundt det som skjer i bedriften. Enten det er interne arrangementer, ting man skal huske på eller informasjon om hvordan man søker sommerferie – legg det på SharePoint!
Det er også her filene i Teams blir lagret, så om man vil eller ei – SharePoint slipper man ikke helt unna!
Viva Engage
Hvis navnet sier deg lite, så sier kanskje ordet Yammer deg noe? Det har nå blitt døpt om og heter Viva Engage. Når Teams kom for noen år siden ble det diskutert mye om hva man skulle med Yammer. Man hadde jo alt man trengte i Teams. På sett og vis kan jeg være enig i det. Og det er ikke alle som trenger Yamm… jeg mener Viva Engage. Men er bedriften din av en viss størrelse trenger man kanskje et sted å nå ut til massene, på tvers av organisasjonen. Ser for meg ting som faggrupper eller interesseområder som spenner på tvers fint kan puttes i Engange og ikke i Teams. Det er nå på tide og kvitte seg med teamet eller kanalen for «fredagspils» og legge det på Engage – Det sosiale intranettet ditt!
Oppsummering
La oss oppsummere dette med følgende tabell:
Som man ser er det gråsoner ute og går og ikke nødvendigvis noen klare skiller mellom de forskjellige verktøyene. Noen er bedre på noe, men sammen skaper de et godt fundament for samhandling i din bedrift.
No comment yet, add your voice below!