I et tidligere blogginnlegg har jeg skrevet om at tiden i pandemien kan ha bidratt til en noe lite oversiktiglig struktur i Teams. Mange Team og kanaler er opprettet uten noen annen forankring enn behov der og da. Det er veldig lett å opprette samhandlingsrom i Teams, og som standard er dette mulig for alle å gjøre. Det kan være fint, men uten noen plan eller strategi rundt dette kan man ende opp med flere Team eller kanaler som gjør det samme.
Det kan også være at team og kanaler har vært i bruk men ikke har noen misjon lenger. I lengre tid har man kunnet arkivere hele team. Dette innebærer at alt innhold blir arkivert i systemet. Alle samtaler, filer og kanaler blir dermed dratt med i arkiveringen. Men hva om man kun ønsker å ta enkelte kanaler? I det siste har dette blitt mulig. Og det er veldig enkelt! Se bare hvordan man gjør det i videoen min:
For å arkivere en kanal må du være eier av teamet. Og du må være kanaleier av private og delte kanaler dersom du skal få lov til å arkivere slike.
Men hva skjer i bakgrunnen? Teams avhenger veldig av SharePoint i bakgrunnen, og alle kanaler man oppretter vil også bli representert i dokumentbiblioteket til SharePoint-siten tilhørende teamet:
Ã… slette mappen i SharePoint vil ikke slette kanalen. Og sletter du kanalen slettes ikke mappa i SharePoint. Dette forblir som det var.
Dersom man velger Ã¥ heller arkivere en kanal, fÃ¥r man dette valget. At det stÃ¥r «Arkiver team» er jo bare sÃ¥nn passe flaut… Men frykt ikke! Det er kun kanalen som blir berørt:
Fordi mappen fortsatt blir liggende, får man nå valget om å gjøre denne skrivebeskyttet eller ikke. Basert på hva kanalen har inneholdt eller hva slags rutiner din bedrift har rundt data kan man velge om data skal låses mot ytterligere endringer eller om det fortsatt skal tillates å gjøre endringer.
Det eneste problemet jeg har med dette er… at det ikke blir skrivebeskyttet nÃ¥r jeg velger det! BÃ¥de eiere og vanlige medlemmer kan utføre endringer i filer og mapper. Hvorfor? Det eneste jeg ikke fÃ¥r lov til er dette:
Også notatfanen er utilgjengelig nå. Noe som er forventet ved en arkivering av kanal.
Sjekker jeg rettigheter på mappen i SharePoint er disse slik:
Hvordan er de når man IKKE har arkivert et team? Jo da ser de slik ut:
Legg merke til at forskjellen kun ligger under «Mark 8 Project Team Members» og om denne gruppen kan redigere eller vise. Men hva hjelper det, nÃ¥r brukerne ogsÃ¥ er eier i «Team Members»? De er medlem av teamet enda og sÃ¥nn sett har de tilgang enda.
Går jeg til en et annet team, så ser det litt annerledes ut. Den til venstre er før arkivering, den til høyre er etter arkivering. Fortsatt så kan jeg operere i mappen som normalt. Snodig?
Frykt derimot ikke! Fant ut at dette kun skyldes min utålmodighet. For når jeg nå sjekker etter å ha spist litt lunsj, er elementer i den kanalen skrivebeskyttet. Ting tar altså litt tid i skyen:
Det jeg fortsatt undres litt over er hvorfor det er forskjell mellom teamene. Det ene teamet får skrivebeskyttelse, det andre får det ikke. Jeg ser jo på en måte hvorfor, rent teknisk. Men hvorfor skulle det være forskjell? Mulig jeg ved en tidligere anledning har justert noe her, men tror heller ikke det. Kanskje det da kan være en ide å likevel ha et bevisst forhold til dette med rettigheter på SharePoint. Uansett greit å ha i bakhodet at det kan være forhold som likevel gjør at medlemmer får redigert innhold.
Vil gjerne høre dine erfaringer rundt arkivering av kanaler! Hvordan benytter dere funksjonen?
